Een tijdje geleden las ik een interessant artikel van Mightybytes over het opschonen van je verzamelde data. Veel bedrijven verzamelen data. En verzamelen. En verzamelen. Maar ruimen nooit op, gooien nooit weg. Het is onzichtbaar, ongrijpbaar, het staat ergens op een server: uit het oog, uit het hart. Maar gebruik je die data eigenlijk ook? Wordt het niet eens tijd om wat digitaal onkruid te wieden?

Waarom is het belangrijk om je data op te schonen?

Er zijn twee grote redenen om eens bewust naar al je verzamelde data te kijken, en de boel op te schonen: privacy en duurzaamheid.

Wanneer we het hebben over data, omvat dat vaak ook verzamelde klantgegevens. Persoonlijke gegevens. Stel dat je een keer gehackt wordt, en er worden klantgegevens buitgemaakt. Dat is al vervelend genoeg. Maar het is minder vervelend als het om minder gegevens gaat.

Natuurlijk moet je voor fatsoenlijke beveiliging van die gegevens zorgen, zodat ze niet al te makkelijk gejat kunnen worden. Maar het helpt ook enorm om regelmatig, laten we zeggen 1x per jaar, door je klantgegevens te gaan en gewoon rigoureus weg te gooien wat jou niet meer dient. Al die oude leads die nooit klant zijn geworden. gaan die ooit nog klant worden? Waarschijnlijk niet. Weg ermee.

En daarnaast natuurlijk het duurzaamheidsargument. Data staat op een server. Dat is gewoon een harde schijf ergens in een datacenter. En je kent het van je computer thuis vast wel: zo’n harde schijf raakt vol. Als je meer data wilt opslaan – of dat nou vakantiefoto’s zijn, klantgegevens, statistieken, whatever – heb je meer schijfruimte nodig. Voor privégebruik fiets je even langs de Mediamarkt voor een externe harde schijf, maar voor zakelijk gebruik koop je online wat dataopslagruimte bij, maar je hebt niks fysieks in je handen. Het is veel minder tastbaar, dus je staat er ook minder bij stil.

Dus hoe meer data we verzamelen, zonder data weg te gooien, hoe meer schijfruimte er nodig is, hoe meer grondstoffen en energie dat kost. En je voelt hem vast wel aankomen: Daar wordt onze aarde niet zo blij van. Zaak dus om wat bewuster met dat data verzamelen om te gaan. En af en toe eens wat weg te gooien.

Wat kun je doen?

Nou zijn er tal van dingen die je kunt doen om jouw dataproductie en -consumptie te matigen. Ik geef je wat voorbeelden, maar deze lijst is natuurlijk lang niet compleet. Wel zijn het makkelijke, toegankelijke acties, dus geen excuus om het niet te doen!

1 – Mest je inbox uit

Eerlijk is eerlijk, als je dit al jaren niet hebt gedaan, en je doet het voor de eerste keer, dan is deze klus een ware hel. Zet een grote pot thee, vergeet niet een heel pak koekjes voor deze klus te reserveren, en gooi alle emails weg die gaan over afgehandelde zaken, waar je niks meer aan hebt, waarvoor je geen reden meer hebt om ze te bewaren. Sorteer de rest in handige mapjes, verzin een systeem wat bij jou past. Ik heb bijvoorbeeld voor elke klant een ander mapje, en ook voor facturen en privéprojecten, zoals alle campingbevestigingen rondom trektochtplanning.

2 – Social media opschonen

Serieus, hoevaak kijk je nou die oude berichten terug? Van jezelf, of van wie dan ook? Als ze je niet meer dienen, gooi ze weg! Bij het ene social media kanaal is het wat makkelijker dan het andere, maar als het goed is, is het nergens onmogelijk.

Vergeet bij Instagram trouwens je stories archief niet. Ook al zijn je stories na 24 uur niet meer zichtbaar, ze staan nog steeds opgeslagen in je archief. En ook al merk je daar zelf niks van – als gebruiker heb je geen uploadlimiet ofzo – als je even twee keer nadenkt is het simpelweg zonde van de ruimte.

Of pak het heel rigoureus aan: Verwijder social media accounts die je toch niet meer gebruikt, of die je niks opleveren.

3 – Harde schijf en cloudopslag opruimen

Hoeveel bestanden bewaar jij op je harde schijf of in de cloud waar je niks meer mee doet? Trust me: In een jaar kan dat behoorlijk oplopen. Als ik alleen al kijk naar de hoeveelheid screenshots die ik zelf maak om god knows what allemaal te verduidelijken aan klantenservices of mijn eigen klanten… Veel plaatjes. Veel data. Vaak maar één keer nodig. Lekker weggooien aan het einde van het jaar.

4 – CRM opschonen

Ja, dit klinkt heel spannend. Want hierin staat heel veel data die je eigenlijk liever bewaart voor het geval dat. Maar eerlijk is eerlijk, hoeveel van die data is nog zinvol? Kijk, data van daadwerkelijke klanten kun je beter niet verwijderen. En van warme leads waar nog wat uit kan komen moet je ook gewoon lekker bewaren.

Maar leads die uiteindelijk tot niks hebben geleid, en waar je geen contact meer mee hebt? Heel oude klanten uit de beginperiode van je ondernemerschap waar je ooit een klus voor hebt gedaan, iets wat je tegenwoordig allang niet meer doet? Lekker verwijderen. Ik heb bijvoorbeeld in het eerste jaar van Charlottes Tekst en Media een hoop transcripties en correcties gedaan. Doe ik allang niet meer. Als die klanten niet geïnteresseerd zijn in mijn huidige aanbod, lekker uit je systeem verwijderen.

5 – Inactieve nieuwsbriefabonnees verwijderen

Om dat even door te trekken naar je passieve leadgeneratie: schoon ook je lijst met nieuwsbriefabonnees op. Hoeveel mensen hebben al een half jaar geen mails van je geopend? Stuur ze een mailtje met de vraag of ze nog op jouw lijst willen staan. Geen reactie? Lekker verwijderen. Zo voorkom je dat je onnodige mails verstuurt.

6 – Oude nieuwsbriefcampagnes verwijderen

Hoeveel jaar stuur je al nieuwsbrieven? En hoe vaak kijk je nog terug naar de statistieken van die oude nieuwsbrieven? Precies. Campagnes van het afgelopen jaar bewaren vind ik persoonlijk nog wel zinvol, maar alles wat ouder is not so much. Weg ermee.

7 – Oude websitestatistieken

Deze is wat lastiger. Helemaal als je je statistieken niet op je eigen server verzamelt, maar uitbesteedt aan een partij als Google Analytics. Natuurlijk is het zinvol om een tijdje terug te kunnen kijken in je statistieken, om bepaalde langetermijnontwikkelingen te kunnen volgen. Maar hoe ver kijk je daadwerkelijk terug? En hoeveel voegt dat toe?

Als je al jarenlang statistieken verzamelt, is dat stiekem reteveel data. En hoe meer verkeer jouw site trekt, hoe harder dat gaat. Het is dus geen gek idee om de data van écht lang geleden gewoon lekker te verwijderen.

Zelf gebruik ik Matomo, en die maken per maand een archief aan op mijn eigen webserver. Met behulp van WP-Optimize kan ik heel eenvoudig en super gericht tabellen verwijderen. Zo zijn er bijvoorbeeld automatisch tabellen aangemaakt voor 2020 en 2021, jaren waarin ik nog geen gebruik maakte van Matomo. Die kan ik dus veilig verwijderen. Maar ook als ik al jarenlang Matomo zou gebruiken, en nog statistieken uit 2010 op de server had staan zonder dat ik daar ook maar iets mee deed, ook dan kun je met een gerust hart die data verwijderen.

Zoals ik al zei, deze tips zijn lang niet alles wat je kunt doen. Maar het is wel een start. Heel veel succes met opruimen!

Scroll naar boven